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MS Excelの書類のファイルサイズが見た目に比べて大きくなったときは

職場で起こったトラブルのメモ。

MS Excelの書類が開けないという連絡があった。
行ってみるとどうも開くのに異様に時間がかかるし、メールに添付して送ったら受け取れないという。
強制終了してファイルサイズを見てみると、16MB。
まぁこれくらい大きいサイズのExcel書類は開くのにも時間がかかるだろうとは思う。
一応前日までは普通に使えていたということで、試しにTrueImageで前日の書類を復元させてみた。

だけど結果は同じ。ファイルサイズも変わっていない。なんで?
何回か開けようと試行して、やっと開いた。

見てみると、A4横で2ページくらいの表が入ったシートが5,6枚入った、比較的よくあるファイルである。
どうみても1MBもありそうにないのだが…

改版・校正の履歴を残すとファイルサイズは大きくなるが、そんなことはしていないらしい。
となると、普段見えない所に何かがあるとしか思えない。

試しに印刷プレビューをしてみた。
え、1800ページ?マジ?2ページじゃなかったの?
基本的に一括印刷しない書類だったので大事には至らなかったが、してたらとんでもない事になってたな。

見てみると、S列1800行あたりから下に向かってえんえん罫線で囲まれたセルが続いていた。
これか〜。
多分別のシートからS列に貼り付けた際、見えない所まで貼り付けてしまったとかそういう理由だろう。
しかもそのシートを使ってどんどん新しいシートを作っていたので異様に大きくなったんだろう。
全てのシートで要らない部分を消したら300kBほどになった。


だが、これで終わりではなかった。

どうも表の裏側にテキストボックスらしきものが隠れているらしい。
しかも枠も塗りつぶし指定もないため、パッと見わからないのだ。
偶然見つけたテキストボックスをクリックし、Tabを押していくとかなりの数のテキストボックスがあることがわかった。さてどうしたものか…

結論から言うと、図形描画メニューパレットからオブジェクト選択モード(文字の書き込み、セルの選択不可)にして、ぐいっと大きく囲んでみた。これでオブジェクトの一つ、テキストボックスを全て選ぶことができた。そして全てのシートで削除して完了した。

念のためファイルサイズを確認してみた。32kB。更に小さくなっていた。
当初の実に1/500である。

うーむ、サイズが増えた原因はわかったけど、今後どうしようか?
防止対策のしようがないような気がするんだけど。

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